IT Commercie: CMS in de praktijk - Technologie ondergeschikt aan doelstellingen
CMS-sen zijn er in soorten en maten: van basic tot zeer uitgebreid en complex, als open source software, als Software as a Service, als stand alone-applicatie of geïntegreerd in een bredere omgeving. Toch zijn het niet deze technische aspecten die de keus voor een systeem moeten bepalen, zo blijkt uit een rondgang langs vier organisaties die hun website ieder op een andere manier inzetten. Voor geen van deze bedrijven is de techniek belangrijk. Het gaat erom dat de software de businessdoelen ondersteunt. Die doelen zijn voor allevier anders. Een kijkje in de keuken bij Ballast Nedam:
Ballast Nedam legt verantwoordelijkheid voor content decentraal neer
Centraal inspelen op decentrale structuur
Patrick Slenders is manager webontwikkeling. Drie jaar geleden koos Ballast Nedam voor een ander Content Management Systeem (CMS). Dat systeem moest de decentrale beheerders van de diverse websites in staat stellen de eigen website gemakkelijk up to date te houden. Voor die tijd werd iedere website centraal gebouwd en vond ook het onderhoud merendeels centraal plaats. Medewerkers waren vaak drukker met het trekken aan informatie dan met het vullen van de site.
Slenders: “Er zit een groot repeterend karakter in het maken van een website. Als je de gemeenschappelijke deler kunt centraliseren, behaal je een forse efficiencywinst. Bovendien kun je op die manier het proces ook borgen in je organisatie en ben je minder afhankelijk van een aantal cruciale personen.”
Daarnaast wilde Ballast Nedam de nieuwe (internet-)processen zo inrichten dat informatie die al in andere systemen aanwezig is zo efficiënt mogelijk wordt hergebruikt. “We wilden op het CMS eigen functionaliteit kunnen inpluggen. Zo werken we bijvoorbeeld met een centrale projectendatabase met daarin gegevens over het primaire proces. Die moest kunnen worden gekoppeld aan het CMS. Een ander voorbeeld zijn onze vacatures. We wilden graag dat sollicitaties via de website rechtstreeks ons sollicitantenvolgsysteem ‘inschieten’. Het gaat dus telkens om interne informatiesystemen die zijn aangesloten op onze website. Het was ons doel om al die informatie niet langer naar één systeem te kopiëren, maar een portaal te creëren dat deze data samenbrengt. Zo voorkom je dubbel werk, blijven de sites gemakkelijker actueel en is de getoonde informatie consistenter. Bovendien kun je de betrokkenheid van je organisatie bij de websites verhogen.”
Flexibiliteit
Met deze visie in de hand gingen de PR- en ICT-afdeling van Ballast Nedam samen op zoek naar een leverancier. Al vrij snel viel een aantal grote spelers af. Slenders: “Veel systemen die we zagen waren weinig flexibel en stelden allerlei technische eisen aan koppelingen naar andere systemen. Wij zochten juist een flexibel systeem dat je gemakkelijk kon aansluiten op andere softwarepakketten. Zo kwamen we via Tribal uit bij T-site. Dit is technisch wellicht niet het meest geavanceerde pakket, maar het is wel afkomstig van een club die kan waarmaken wat ze zeggen. Dat was belangrijk voor ons. Daarnaast biedt T-site de flexibiliteit die wij nodig hebben en is het systeem gebruiksvriendelijk. Dat is natuurlijk een belangrijk criterium wanneer je de verantwoordelijkheid voor de content decentraal neerlegt.”
Tribal heeft T-site zo ingericht dat Ballast Nedam heel snel een nieuwe website kan lanceren. Gezamenlijk hebben de twee bedrijven een soort implementatiemodule ontwikkeld waarmee vaste elementen snel van een nieuw jasje kunnen worden voorzien. Zo kan de look & feel van een website eenvoudig worden aangepast en worden ook de andere technische horden snel genomen. Slenders: “Als we voor een project een nieuwe website lanceren, is de techniek tegenwoordig een zekerheid. Het is alleen nog een kwestie van vormgeving en content.” De nieuwe werkwijze heeft behalve een forse tijd- en efficiencywinst nog een ander gevolg. “Internet is meer gaan leven binnen onze organisatie. Medewerkers hebben nu het gereedschap om hun ideeën concreet om te zetten in webpagina’s. De websites zijn daardoor echte Ballast Nedam sites geworden.”
Bron: IT Commercie special
