Met veel interesse las ik eerder deze week een goed artikel over het selecteren van een webbureau van Robert Jan van Nouhuys op Frankwatching:

http://www.frankwatching.com/archive/2009/10/06/het-selecteren-van-een-webbureau-kan-en-moet-beter/.

Wat hij schrijft komt me zeer bekend voor. Er valt dan ook eigenlijk weinig aan te merken op zijn artikel, maar via deze weg wil ik toch mijn visie op dit onderwerp geven. Aangezien we zelf een webbureau zijn zal ik niet ingaan op het tweede deel van Robert Jan’s artikel (Robert Jan, ik ben zo vrij om je bij je voornaam te noemen), en neem zijn advies in dat deel ter harte. Maar hieronder wel wat opmerkingen bij de zeven tips voor opdrachtgevers:

1. Een goede voorbereiding

“… beoordelingcriteria zijn nog niet opgesteld.[ …] Bureaus die eerst aan alle criteria leken te voldoen worden afgeschoten en zo worden er telkens nieuwe partijen opgevoerd. Een zoektocht zonder einde.”

Helemaal mee eens. De criteria zijn lang niet altijd even duidelijk en veranderen nog weleens tijdens het selectieproces. Bijkomend nadeel is dat uiteindelijk appels met peren vergeleken worden. Nou begrijp ik ook wel dat input van potentiële leveranciers kunnen leiden tot nieuwe inzichten en dat als gevolg daarvan criteria in een laat stadium veranderen. Om dat te voorkomen kan het helpen om aan het begin van het traject al eens met wat leveranciers te praten over de mogelijkheden, hun werkwijze, enz.

2. Slimme overgangsmomenten

“Door eerst te werken met een onafhankelijk bureau dat  niet zelf bouwt, kan je tot een zodanige specificatie komen, dat je voor de bouw een exacte fixed price offerte kan laten maken. Hiermee sluit je veel risico’s uit.”

Gedeeltelijk mee eens. Om bovenstaande te bereiken hoef je echter niet per se de specificatie door een onafhankelijk bureau te laten maken. Er zijn bureaus (zo ook Tribal Internet Marketing) die standaard beginnen met het uitwerken van een specificatie. Zodra deze specificatie is goedgekeurd door de klant wordt een fixed price offerte gemaakt voor de implementatie. Mocht deze offerte toch tegenvallen, dan kan de klant alsnog bij andere bureaus offertes opvragen op basis van de specificatie. Zorg dus dat je de vrijheid hebt om na de specificatiefase de samenwerking te beëindigen. Zo kun je in principe voor één leverancier kiezen, maar je zit er niet aan vast als de prijs voor de implementatie uiteindelijk tegenvalt.

3. Een geolied proces

“Een goede pitch kent duidelijke stappen…”

Zoals bij punt 1 hierboven beschreven kan het helpen om aan het begin van het proces een oriënterend gesprek te hebben met wat bureaus, om zodoende voor jezelf duidelijk te krijgen wat echt belangrijk is en welke selectiecriteria relevant zijn.

4. Leg ook zachte selectiecriteria vast

“Op basis van de harde selectiecriteria wordt een long list opgesteld en vervolgens op basis van de zachte eisen een short list van de meest geschikte bureaus.”

De besproken zachte selectiecriteria zijn uiteraard erg belangrijk. Wel vraag ik me af hoe praktisch het is om op basis van deze criteria van een long list tot een short list te komen. Zachte selectiecriteria zoals motivatie, professionaliteit en inlevingsvermogen van de leverancier zijn pas goed te beoordelen na een persoonlijk gesprek. Dit is alleen praktisch uitvoerbaar als de long list niet te lang is.

5. Een leesbaar RFP

“Laat puzzelen liever aan bejaarden over. Vanuit het perspectief van het webbureau is het een zeer onaangename kennismaking met de opdrachtgever.”

Tja, misschien is het wel een goede test om te kijken hoe een bureau omgaat met een RFP waarin niet alles wordt uitgespeld. Stellen ze de juiste vragen, gaan ze er toch voor 100% voor om de opdracht binnen te halen, enz. Echter, uiteindelijk is een duidelijk RFP natuurlijk een vereiste om duidelijke antwoorden te krijgen en dus een goede selectie te kunnen doen.

6. Laat niet hele teams opdraven

“Sommige opdrachtgevers eisen bij de eerste pitch presentatie al het gehele team aan tafel. […] Vaak wordt er ook een concept design van de website gevraagd.”

Om tot een goed eindresultaat te komen is het belangrijk een iteratief proces te doorlopen. Eerst dienen doelstellingen, doelgroepen en de belangrijkste functionaliteiten bepaald te worden. Daarna volgen vaak de functionele beschrijving, de wireframes en dan pas het grafisch design. Tijdens dit traject wordt stap voor stap duidelijk hoe de website eruit moet gaan zien, maar ook welke expertise in elke stap nodig is om tot een goed eindresultaat te komen. Het heeft dus weinig zin om te eisen dat er direct een compleet team gepresenteerd wordt. En het opleveren van een concept design tijdens het selectieproces is nutteloos, omdat een aantal essentiële stappen worden overgeslagen.

7. De onderhandelingen

“…zorg er dan wel voor dat er nog voldoende ruimte in de planning is voor onderhandelingen. Een voorstel van een bureau is zelden in een keer goed.”

Wat de onderhandelingen kan bespoedigen is openheid over het beschikbare budget vanaf het begin van het selectieproces. Dit geeft bureaus de mogelijkheid om hun voorstel direct af te stemmen op de financiële mogelijkheden. Het heeft weinig zin om in de RFP te vragen om allerlei geavanceerde functionaliteiten als het budget er niet naar is. Een leverancier kan een dergelijke mismatch direct in zijn voorstel afvangen, bijvoorbeeld door bepaalde zaken optioneel te prijzen, zodat de opdrachtgever een goede afweging kan maken van functionaliteit versus kosten.

Tenslotte, er is natuurlijk altijd nog de mogelijkheid om een webbureau te selecteren zonder uitgebreid pitchproces. Bijvoorbeeld door af te gaan op goede ervaringen met een bepaald bureau van mensen in je netwerk. Of door gewoon eens met wat partijen om tafel te gaan en een snelle eerste selectie op basis van zachte criteria te maken. Vraag vervolgens om een offerte. Sluit het resultaat aan bij de verwachtingen, dan heb je jezelf een lang selectieproces bespaard.