Met veel interesse las ik eerder deze week een goed artikel over het selecteren van een webbureau van Robert Jan van Nouhuys op Frankwatching:

http://www.frankwatching.com/archive/2009/10/06/het-selecteren-van-een-webbureau-kan-en-moet-beter/.

Wat hij schrijft komt me zeer bekend voor. Er valt dan ook eigenlijk weinig aan te merken op zijn artikel, maar via deze weg wil ik toch mijn visie op dit onderwerp geven. Aangezien we zelf een webbureau zijn zal ik niet ingaan op het tweede deel van Robert Jan’s artikel (Robert Jan, ik ben zo vrij om je bij je voornaam te noemen), en neem zijn advies in dat deel ter harte. Maar hieronder wel wat opmerkingen bij de zeven tips voor opdrachtgevers:

1. Een goede voorbereiding

“… beoordelingcriteria zijn nog niet opgesteld.[ …] Bureaus die eerst aan alle criteria leken te voldoen worden afgeschoten en zo worden er telkens nieuwe partijen opgevoerd. Een zoektocht zonder einde.”

Helemaal mee eens. De criteria zijn lang niet altijd even duidelijk en veranderen nog weleens tijdens het selectieproces. Bijkomend nadeel is dat uiteindelijk appels met peren vergeleken worden. Nou begrijp ik ook wel dat input van potentiële leveranciers kunnen leiden tot nieuwe inzichten en dat als gevolg daarvan criteria in een laat stadium veranderen. Om dat te voorkomen kan het helpen om aan het begin van het traject al eens met wat leveranciers te praten over de mogelijkheden, hun werkwijze, enz.

2. Slimme overgangsmomenten

“Door eerst te werken met een onafhankelijk bureau dat  niet zelf bouwt, kan je tot een zodanige specificatie komen, dat je voor de bouw een exacte fixed price offerte kan laten maken. Hiermee sluit je veel risico’s uit.”

Gedeeltelijk mee eens. Om bovenstaande te bereiken hoef je echter niet per se de specificatie door een onafhankelijk bureau te laten maken. Er zijn bureaus (zo ook Tribal Internet Marketing) die standaard beginnen met het uitwerken van een specificatie. Zodra deze specificatie is goedgekeurd door de klant wordt een fixed price offerte gemaakt voor de implementatie. Mocht deze offerte toch tegenvallen, dan kan de klant alsnog bij andere bureaus offertes opvragen op basis van de specificatie. Zorg dus dat je de vrijheid hebt om na de specificatiefase de samenwerking te beëindigen. Zo kun je in principe voor één leverancier kiezen, maar je zit er niet aan vast als de prijs voor de implementatie uiteindelijk tegenvalt.

3. Een geolied proces

“Een goede pitch kent duidelijke stappen…”

Zoals bij punt 1 hierboven beschreven kan het helpen om aan het begin van het proces een oriënterend gesprek te hebben met wat bureaus, om zodoende voor jezelf duidelijk te krijgen wat echt belangrijk is en welke selectiecriteria relevant zijn.

4. Leg ook zachte selectiecriteria vast

“Op basis van de harde selectiecriteria wordt een long list opgesteld en vervolgens op basis van de zachte eisen een short list van de meest geschikte bureaus.”

De besproken zachte selectiecriteria zijn uiteraard erg belangrijk. Wel vraag ik me af hoe praktisch het is om op basis van deze criteria van een long list tot een short list te komen. Zachte selectiecriteria zoals motivatie, professionaliteit en inlevingsvermogen van de leverancier zijn pas goed te beoordelen na een persoonlijk gesprek. Dit is alleen praktisch uitvoerbaar als de long list niet te lang is.

5. Een leesbaar RFP

“Laat puzzelen liever aan bejaarden over. Vanuit het perspectief van het webbureau is het een zeer onaangename kennismaking met de opdrachtgever.”

Tja, misschien is het wel een goede test om te kijken hoe een bureau omgaat met een RFP waarin niet alles wordt uitgespeld. Stellen ze de juiste vragen, gaan ze er toch voor 100% voor om de opdracht binnen te halen, enz. Echter, uiteindelijk is een duidelijk RFP natuurlijk een vereiste om duidelijke antwoorden te krijgen en dus een goede selectie te kunnen doen.

6. Laat niet hele teams opdraven

“Sommige opdrachtgevers eisen bij de eerste pitch presentatie al het gehele team aan tafel. […] Vaak wordt er ook een concept design van de website gevraagd.”

Om tot een goed eindresultaat te komen is het belangrijk een iteratief proces te doorlopen. Eerst dienen doelstellingen, doelgroepen en de belangrijkste functionaliteiten bepaald te worden. Daarna volgen vaak de functionele beschrijving, de wireframes en dan pas het grafisch design. Tijdens dit traject wordt stap voor stap duidelijk hoe de website eruit moet gaan zien, maar ook welke expertise in elke stap nodig is om tot een goed eindresultaat te komen. Het heeft dus weinig zin om te eisen dat er direct een compleet team gepresenteerd wordt. En het opleveren van een concept design tijdens het selectieproces is nutteloos, omdat een aantal essentiële stappen worden overgeslagen.

7. De onderhandelingen

“…zorg er dan wel voor dat er nog voldoende ruimte in de planning is voor onderhandelingen. Een voorstel van een bureau is zelden in een keer goed.”

Wat de onderhandelingen kan bespoedigen is openheid over het beschikbare budget vanaf het begin van het selectieproces. Dit geeft bureaus de mogelijkheid om hun voorstel direct af te stemmen op de financiële mogelijkheden. Het heeft weinig zin om in de RFP te vragen om allerlei geavanceerde functionaliteiten als het budget er niet naar is. Een leverancier kan een dergelijke mismatch direct in zijn voorstel afvangen, bijvoorbeeld door bepaalde zaken optioneel te prijzen, zodat de opdrachtgever een goede afweging kan maken van functionaliteit versus kosten.

Tenslotte, er is natuurlijk altijd nog de mogelijkheid om een webbureau te selecteren zonder uitgebreid pitchproces. Bijvoorbeeld door af te gaan op goede ervaringen met een bepaald bureau van mensen in je netwerk. Of door gewoon eens met wat partijen om tafel te gaan en een snelle eerste selectie op basis van zachte criteria te maken. Vraag vervolgens om een offerte. Sluit het resultaat aan bij de verwachtingen, dan heb je jezelf een lang selectieproces bespaard.

Als het gaat om het ontwerpen en ontwikkelen van websites is er aan handige tools absoluut geen gebrek. Of het nu gaat om het maken van een interactie of grafisch design, de technische implementatie of het plannen van een project, je zult niet snel met legen handen staan. Hieronder vind je een aantal tools die ikzelf bijzonder nuttig vind.

Plannen is vooruitzien
Stel je staat aan het begin van een web project. Tenzij je die handige buurjongen bent die in z’n uppie wel even een website in elkaar zet, zul je al snel iets van een planning willen maken. Natuurlijk zijn er betaalde tools zoals MS Project, maar voor het maken van een planning zul je meestal voldoende hebben aan een open-source alternatief GanttProject genaamd. De naam zegt het al, je kunt er Gantt diagramen mee maken. Maar ook een PERT diagram en een resource planning is zo gemaakt.

Functioneel design
Vervolgens maak je natuurlijk functionele schetsen van de website in de vorm van wireframes. Een geweldige tool daarvoor is Axure. Deze tool is niet gratis, maar is de investering meer dan waard. Het tekenen van wireframes is een kwestie van het slepen en plaatsen van webcomponenten (zoals radio buttons, check boxes, enz.). Extra bijzonder is dat je van de wireframes met het grootste gemak een klikbaar HTML prototype genereert, zodat je direct inzichtelijk maakt hoe de interactie binnen de website eruit gaat zien.

Tekstvlakken binnen de wireframes vul je vervolgens door gebruik te maken van de Blind Text Generator. Deze website genereert de veel gebruikte ‘Lorum ipsum’ teksten, maar je kunt ook kiezen voor alternatieve teksten van bijvoorbeeld Cicero of Kafka.

Fonts maken het verschil
Bij het maken van het grafisch design is Font Tester een handige website om te experimenteren met verschillende lettertypes. Natuurlijk kun je ook in Photoshop je typografie bepalen, maar dan zie je nog niet hoe de lettertypes er in (verschillende) web browsers uitzien en dan kun je nog weleens voor verrassingen komen te staan.

Kleuren & paletten
Ook voor het bepalen van kleuren zijn interessante hulpmiddelen beschikbaar. Zie je op een andere website een kleur die je mooi vindt, dan bepaal je met één klik de exacte kleurcode met de ColorZilla Firefox plugin. Deze kleurcode kun je vervolgens invoeren op de Color Scheme Designer website en op basis van die kleur wordt automatisch een compleet kleurenpalet voor je gegenereerd. Een andere leuke manier om aan een kleurenpalet te komen is door gebruik te maken van de ColorSuckr Firefox Plugin of de ColorSuckr website. Hier kun je onder andere een foto uploaden waarvan je de kleuren mooi vindt, en hieruit wordt vervolgens een kleurenpalet gedestilleerd.

Meten is weten
Heb je de behoefte om snel even te meten hoe groot bepaalde elementen op een website zijn, of in een Axure HTML prototype, gebruik dan de MeasureIt Firefox plugin. Selecteer een deel van het scherm en je ziet direct de bijbehorende afmetingen.

Taken & bugs
Als je website de ontwikkelingsfase ingaat, dan heb je wellicht de behoefte om taken toe te wijzen aan verschillende ontwikkelaars en te monitoren wat de voortgang is van het project. Een erg goede tool hiervoor is JIRA. Aangezien JIRA webgebaseerd is heeft iedereen in het ontwikkelteam te allen tijde een compleet beeld van de openstaande taken, verantwoordelijkheden en voortgang.  Na de gratis trial periode moet een licentie betaald worden, maar voor grotere complexere ontwikkelprojecten verdien je dit snel terug.

Ook tijdens het testen van de website komt JIRA zeer goed van pas bij het rapporteren van de onvermijdelijke bugs. Vaak kun je makkelijker uitleggen wat het probleem is aan de hand van een screenshot van de web pagina. JIRA heeft een speciale feature waarmee screenshots makkelijk als afbeeldingen kunnen worden toegevoegd. En die screenshots maak je enorm snel en makkelijk met een geweldige tool; Jing. Hiermee selecteer je met het grootste gemak het relevante deel van je scherm. Teken er een pijl of kader bij, voeg eventueel wat tekst toe en kopieer het geheel naar je klembord of naar een URL, zodat je het resultaat makkelijk met anderen kunt delen.

De hier besproken tools vormen uiteraard slechts het tipje van de ijsberg, maar zijn wellicht toch bruikbaar voor je. Heb je zelf nog onmisbare aanvullingen? Laat gerust een reactie achter